Un post annuncia l’open day, lo studente apre il link e trova un programma pieno di sigle. Non capisce quale incontro scegliere, se deve prenotare anche il laboratorio o dove presentarsi. La comunicazione ha attirato l’attenzione, ma il percorso si è interrotto proprio quando serviva una risposta concreta.
Per chi organizza l’orientamento universitario, la pagina dell’open day è il punto in cui campagna e servizio si incontrano. Deve aiutare a decidere se partecipare, scegliere l’attività adatta e sapere cosa succede dopo la registrazione. Progettarla significa mettere in ordine queste decisioni prima di acquistare visibilità.
Distinguere chi sta scegliendo la prima laurea da chi cerca una specializzazione
Una persona che arriva dalle superiori può voler capire com’è la vita in aula, quanto spazio hanno i laboratori e quali materie incontrerà. Chi valuta una magistrale può avere domande diverse: requisiti di accesso, competenze richieste, indirizzi e rapporto con il percorso già seguito. Anche famiglie, insegnanti e accompagnatori devono capire quali attività sono aperte a loro.
Questo non impone di creare un sito per ogni pubblico. Può bastare un ingresso chiaro nella pagina: “Sto scegliendo una laurea triennale” e “Cerco una laurea magistrale”, con programmi e riferimenti coerenti. La scelta va adattata all’offerta reale dell’ateneo: non bisogna inventare percorsi separati se l’evento non li prevede.
Nel lavoro di Sidebloom per la Scuola di Ingegneria dell’Università di Pisa, documentato nel portfolio, i messaggi per triennali e magistrali sono stati distinti. È un riferimento utile per il metodo: riconoscere decisioni differenti prima di uniformare la comunicazione. Le indicazioni di questa guida sono una proposta operativa, non il resoconto di uno specifico open day del cliente.
Mostrare subito le informazioni che permettono di decidere
La prima parte della pagina dovrebbe rispondere a domande semplici: a chi è rivolto l’incontro, quando si svolge, se è in presenza o online, dove si tiene e se serve prenotare. Un invito generico come “Scopri il tuo futuro” può introdurre il tono della campagna, ma non sostituisce queste informazioni.
Per ogni attività indica titolo comprensibile, orario, durata, sede e modalità di accesso. Se ci sono posti limitati o prenotazioni separate, dichiaralo vicino all’attività interessata. Se il programma è ancora in definizione, distingui le informazioni confermate da quelle che saranno aggiornate e assegna a qualcuno il compito di mantenerle corrette.
Un programma scaricabile può essere comodo da conservare. Le informazioni essenziali devono però essere leggibili anche nella pagina, soprattutto da telefono: non costringere lo studente ad aprire un documento soltanto per trovare l’ingresso o l’orario.
Un esempio di percorso, dall’annuncio alla conferma
Immaginiamo un open day con una presentazione generale e visite a laboratori prenotabili separatamente. È un esempio ipotetico. L’annuncio dedicato ai futuri studenti rimanda alla sezione del programma pertinente; la pagina spiega la differenza tra presentazione e visite; il pulsante di prenotazione riprende il nome dell’attività scelta.
Dopo l’invio, la conferma deve chiarire che cosa è stato prenotato. “Richiesta ricevuta” non equivale a “Posto confermato”: se l’organizzazione deve ancora verificare la disponibilità, va detto. Se sono previsti accompagnatori, occorre chiarire se la prenotazione li comprende. Per la partecipazione online bisogna spiegare quando e come arriverà il collegamento.
È un percorso da provare dall’inizio alla fine, non soltanto un modulo da vedere nell’anteprima grafica.
Chiedere nel modulo soltanto ciò che serve a organizzare l’incontro
Ogni campo dovrebbe avere una funzione riconoscibile: identificare la prenotazione, inviare le informazioni operative o assegnare la sessione scelta. Prima di aggiungere una domanda, chiarisci chi userà la risposta e per quale attività. Se un’informazione può essere raccolta successivamente senza ostacolare l’organizzazione, valuta se rimandarla.
Usa etichette visibili, segnala i campi obbligatori e scrivi messaggi d’errore che aiutino a correggere il problema. Per esigenze di accesso o assistenza indica un referente e un canale dedicato, con istruzioni concordate con l’ateneo. Il modulo e le comunicazioni successive vanno verificati anche dai responsabili interni competenti, inclusi quelli che seguono la protezione dei dati.
Preparare il giorno dell’evento già nella pagina
Il nome di un edificio può essere familiare a chi ci lavora e sconosciuto a chi arriva per la prima volta. Affianca quindi indirizzo, ingresso da utilizzare e indicazioni per raggiungere il punto di accoglienza. Per l’accessibilità descrivi le condizioni effettivamente verificate e come richiedere informazioni specifiche.
Se una sessione cambia aula o orario, aggiorna la pagina di riferimento e i canali operativi previsti. Copiare il programma in molti luoghi senza stabilire quale versione sia autorevole aumenta il rischio di lasciare indicazioni discordanti. Anche docenti, segreterie e chi risponde sui social devono sapere dove trovare l’informazione aggiornata.
Misurare i passaggi senza confondere interesse e iscrizioni al corso
Un report utile distingue visite alla pagina, prenotazioni confermate, presenze rilevate e richieste successive. Ogni dato risponde a una domanda diversa. Molti accessi e poche prenotazioni possono suggerire di controllare pertinenza del pubblico, chiarezza del programma e funzionamento del modulo; non dimostrano da soli quale sia il problema.
Per confrontare le attività di promozione, concorda prima nomi delle campagne e criteri di registrazione delle provenienze. Per le presenze serve un processo operativo separato: una prenotazione non prova che la persona sia arrivata. E né il clic né la partecipazione dimostrano, da soli, un’immatricolazione attribuibile alla campagna.
Cosa preparare prima di coinvolgere l’agenzia
Porta al confronto i pubblici dell’evento, le attività confermate, il sistema di prenotazione disponibile, i referenti che approvano i contenuti e le domande ricevute nelle edizioni precedenti. Aggiungi fotografie e materiali autorizzati, distinguendo quelli che documentano gli spazi da quelli usati come visual di campagna.
Sidebloom lavora sulla comunicazione per università e progetti formativi, collegando messaggi, contenuti e percorsi digitali. Se devi promuovere un open day, raccontaci destinatari, programma e obiettivo: potremo definire quali informazioni rendere più chiare e come collegare la pagina alle campagne di marketing digitale.
Copertina: visual della campagna per la Scuola di Ingegneria dell’Università di Pisa, dal portfolio Sidebloom. È un materiale di comunicazione, non una fotografia di un open day.